Definimos 7 rotinas em uma hora de live para a Aban

A Aban é uma ONG que gerencia atualmente 66 voluntários, diversos tipos de projetos, e em uma live de uma hora conseguimos discutir e definir 07 rotinas que podem ser estruturadas na gestão da empresa.


Alguns desafios para te contextualizar:

  • Coordenadores de projetos sociais mudam constantemente e as informações sobre o projeto se perdem

  • Comunicação já foi terceirizada (e paga, ou seja, não voluntária) mas não funcionou

Semanalmente:

1. Estar presencialmente com o público beneficiado do projeto social - Coordenador

Objetivo: ver com seus próprios olhos e sentir na pele como o projeto está impactando na vida deles.


Checklist:

  • Os recursos estão sendo aplicados de forma apropriada? Registrar fotos.

  • As pessoas estão felizes com o projeto? (Espécie de pesquisa de satisfação com 3 perguntas = indicador)

  • As pessoas estão sentindo falta de alguma coisa/item/recurso?


2. Enviar relatório levantado na visita semanal por e-mail - Coordenador

  • Avaliar bem o formato deste relatório para ser prático para escrever e prático para visualizar.

  • Pode ser utilizado na comunicação da associação.

  • Serve como prestação de contas para superior.

  • Serve para mostrar os avanços e motivar demais coordenadores de outros projetos.

  • Ou seja, um relatório que agrega em pelo menos 3 frentes (importante para demonstrar a importância do relatório)


3. Solicitar materiais para comunicação da associação para os coordenadores de cada projeto - Gestor de comunicação

Mensalmente:

4. Contatar de forma ativa possíveis parceiros para participar ou patrocinar o projeto - Coordenador

  • De acordo com as necessidades levantadas nas visitas presenciais.

  • De acordo com ideias para fortalecer o projeto.


5. Atualizar "ficha" do projeto - Coordenador

  • Registrar ideias futuras para o projeto.

  • Registrar contatos realizado com possíveis parceiros - anotar como foi.

  • Registrar contatos de parceiros ativos do projeto (nome, telefone, recursos)

  • Atualizar indicadores do projeto (conforme planejamento)

  • O objetivo principal é registrar toda a inteligência do projeto para que as informações estejam sempre práticas para quando forem necessárias, para que todos saibam qual o status do projeto, para quando trocar o coordenador ter as informações atualizadas e organizadas para poder tocar o projeto sem obstáculos.


6. Planejar comunicação da associação - Gestor de comunicação


7. Apresentar indicadores alcançados do mês passado & planejamento do próximo mês - Gestor de comunicação

Aqui focamos em algumas dores muito específicas mencionadas durante a conversa, mas para cada cargo haverá rotinas específicas, de acordo com o contexto da empresa, do estilo de gerenciamento, tamanho da empresa e o ramo da empresa.


Ao começar a implementar cada rotina, durante o dia a dia, na prática será percebido que algumas rotinas podem melhorar, alguns documentos serão criados e com certeza evoluirão no decorrer do tempo para serem mais práticos e a intenção não é criar processos burocráticos para ter um certo tipo de controle, mas criar ferramentas para que o dia a dia da pessoa seja mais prático e seja uma forma mais eficiente de realizar o trabalho dela.


Para este caso, eu começaria por um cargo existente na empresa, depois começaria a implementar uma rotina de cada vez e contaria com a participação ativa da pessoa que está nesse cargo. De início você precisa de apenas uma pessoa para estruturar as rotinas. Por exemplo, se para o cargo de coordenador você tem 3 coordenadores, escolha apenas um deles para começar a implementar e testar. Depois que estiver funcionando, replique, treine os demais.


Sempre muito importante é demonstrar no treinamento, na comunicação, a importância de cada rotina ou processo para que fique claro que é uma atividade realmente importante para o bom andamento negócio.


Se você quiser definir rotinas para o seu negócio em uma live junto comigo, me manda um direct no meu instagram para a gente combinar. Atenção: as lives são sempre no horário das 12h15.


Além de definir as rotinas, você precisa depois estruturá-las, para isso, conte com a minha série de 04 aulas 100% práticas Rotinas Estruturadas. Saiba mais sobre as minhas aulas neste link.

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